医療対策課において、看護師等修学資金貸付金に係る「業務従事証明書」（以下「証明書」という。）を紛失するという事案が発生しました。
このような事態を招いたことをお詫び申し上げますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。
１．証明書に記載されていた個人情報
借受人の氏名、勤務先、職種、従事期間等（１名分）
２．事案の経緯
○令和５年４月７日（金曜日）
・職員が、借受人から看護師等修学資金返還債務免除申請書（以下、「申請書」という。）及び証明書を受理したが、申請書の記載に不備があったため、非常勤職員Ａが借受人に電話し、申請書を返送することを伝えた。
・Ａは個人別に管理している封筒に申請書及び証明書等を封入し、保管庫へ格納した。
○令和５年４月11日（火曜日）
Ａが借受人あてに不備のあった申請書を返送した。なお、返送の準備を行う際、Ａは管理封筒内に証明書が入っていることを確認している。
○令和５年５月から令和５年12月
非常勤職員Ｂが、本事案を含む全借受人の管理封筒を複数回に渡り保管庫より取り出し、内容物を確認した。その際、本事案の借受人の証明書が見当たらないことを確認したが、職員に報告しなかった。
○令和６年２月14日（水曜日）
Ａが借受人へ補正後の申請書を再提出するよう電話をしたところ、「医療対策課から届いた書類をなくしたかもしれない」と申し出があったため、新しく申請書の様式を送付することを伝えた。
○令和６年３月７日（木曜日）
Ａが借受人へ申請書の様式を送付するにあたり、住所等を確認するため、保管庫から借受人の管理封筒を取り出したところ、証明書がないことに気付き、職員に報告した。
○令和６年３月７日（木曜日）から４月10日（水曜日）
職員等が執務室内を捜索するとともに、借受人全員の管理封筒を確認したが、借受人の証明書は発見できなかった。
○令和６年４月16日（火曜日）
職員が借受人へ電話で確認したところ、令和５年４月11日に返送した封筒内に証明書が同封されていた記憶はないとのことであった。
○令和６年４月25日（木曜日）
職員及び非常勤職員Ａが借受人の自宅を訪問し、経緯説明及び謝罪を行い、了承を得た。
３．紛失の原因
令和５年５月から12月の間に非常勤職員Bが管理封筒を保管庫から取り出しているが、文書を発送する際には複数の職員によるダブルチェックを行っており、この間別人の借受人に誤って証明書を送付した事実はないことから、書類を確認した際に証明書を戻し忘れ、誤ってシュレッダー処理を行った可能性が高いと推察される。
４．再発防止策
・管理封筒は、原則１人毎に保管庫より取り出すよう徹底を図る。
・管理封筒から書類を取り出し、内容物を確認するときは、周囲に関係のない書類がないことを確認したうえで行い、内容物が揃っていないことを把握した場合は、速やかに所属長まで報告することを徹底する。
・書類のシュレッダー処理を行う際は、複数の職員で確認を行い、保存すべき書類が混入していないかを確認する。
・所属の職員に対して本事案を周知するとともに、個人情報の適正な取扱いを徹底するよう改めて注意喚起を行う。 | 