【株式会社トドケール】コクヨアンドパートナーズ株式会社とパートナー契約を締結！クラウドで実現するデジタルな郵便物管理「Webポスト」

オフィスに届く郵便物をデジタルに管理・配布する「Webポスト」をコクヨアンドパートナーズと共に提供します！

株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役：野島剛、以下トドケール）とコクヨアンドパートナーズ株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役：榎本淳一、以下コクヨ＆パートナーズ）はパートナー契約を締結いたしました。オフィスに届く郵便物は政府が推進するテレワーク（リモートワーク）を認める新しい働き方を妨げる一因となっています。「自宅からオフィスに届く郵便物を確認したい」というニーズに応え、郵便物をクラウドで管理、配布するデジタルメール室を実現するクラウドアプリケーション「トドケール」を提供するトドケールは同アプリケーションを利用してメール室を運営するBPOパートナーとして「Webポスト」を提供するコクヨ＆パートナーズ社とBPOパートナー契約を締結いたしました。




コクヨ＆パートナーズが提供する「Webポスト」
　トドケールはプロダクトおよびサービスのさらなる改善を目指し、オフィスに置ける総務業務やメール室運用など幅広いサービスを提供しているコクヨ＆パートナーズとパートナー契約を締結しました。このパートナー契約により、コクヨ＆パートナーズが提供する郵便物デジタル化サービス「Webポスト」はトドケールが提供するアプリケーションを用いて運営され、トドケールが提供するクラウドを基本としたプロダクトとコクヨ＆パートナーズの豊富なオフィス運営のナレッジを融合してさらなる利便性を提供することが可能になります。同時にオフィス運営のスペシャリストであるコクヨ＆パートナーズのナレッジをシステムに取り入れることで、システムのさらなる改善を目指すことが可能になります。
　「Webポスト」とはコクヨ＆パートナーズが提供する郵便デジタル化サービスであり、ハイブリッドワークおよびフリーアドレス制のオフィスなどお客様の働く環境やスタイルに合わせて、郵便・社内便・宅配便などの発送／受取ができる業務設計を行い、メール室の運営をしながらテレワークなどオフィスに居なくても郵送物を確認できる新しい働き方に対応した次世代のハイブリッドメール室を実現するサービスです。


効率的なテレワークだけじゃない。郵便物をデジタル管理・配布することで得られるさらなる効果
１．データを活用した業務改善
　トドケールがこれまで蓄積したデータによれば、オフィスに届く郵便物の約25%は開封されることなく廃棄されており、廃棄される郵便物の多くは一方的に送られてくるダイレクトメール（以下、DM）です。総務・メール室では廃棄するべきかどうかの判断ができないものの、受取人の手元にわたった後に結局は破棄されてしまう不要なDMを総務・メール室の工数を使って処理し続けることは経済的な観点からも無駄であり、廃棄されるDMのために消費される紙や配送エネルギーはESGの観点からも差し止めるべきです。デジタル化された郵便管理では蓄積したデータを活用することで、不要なDMを特定し、適切に対処することで郵便物の数を大きく減少させることが可能です。過去にはトドケールを活用することで、オフィスに届く郵便物の数を30％超減少させた事例もあります。
そのほか、オフィスに届く郵便物の数に応じて総務・メール室のコストを配賦することで郵便物の電子化が遅れ、いまだに多くの郵便物が届く部署には処理する工数に応じたコストを負担してもらうようにした結果、郵便物の電子化が加速した事例もあります。


２．オフィス運営を見直す契機に
　トドケールのユーザー企業においてはオフィスの見直しが始まっている事例が多数あります。例えば、フリーアドレス制を導入する企業においては郵便物をデジタル管理・配布することで郵便物の受け渡し場所となっていた個人ロッカーや個人のレターケースを見直し、それらのほとんどを撤去することでオフィススペースを大きく創出した事例があります。この事例においてはオフィスを働く場所として定義し、個人のモノを保管するスペースをすべて撤去しました。
　またオフィスに届く郵便物を複数の拠点に集約した上で、原則的に電子配布することにより、小規模な各拠点から郵便物管理の業務を失くし、総務機能を規模の大きい少数の拠点に集約させたことで、大幅なコスト削減に成功した事例もあります。


働き方改革における郵便物・配達物の問題点
　COVID-19が引き起こした世界的なパンデミックはこれまでの働き方に大きな変革を迫りました。オフィス出社を前提とする労働環境から、テレワークを中心とする労働環境へと変化を余儀なくされ、2023年現在においても、出社とテレワークのハイブリッドな労働環境を導入する企業が増えました。国土交通省によって実施された令和２年時点の動向調査ではテレワーク導入企業割合は47.5％と平成29年5月閣議決定「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」において定義されたテレワーク導入企業の政府目標34.5％を大きく上回る結果が得られています。
　一方、コロナ禍の収束を受けて、オフィスへの出社回帰が始まり、部分的にテレワークを活用するハイブリッドワークを導入する企業が増えてきました。その中でも物理的なモノに対処する業務は避けられません。その代表例が郵便物や配送物です。せっかくテレワークを導入して、働く場所を自由に選択することができる環境を整備しても、オフィスの郵便物を受け取るためだけに従業員がわざわざオフィスに出向いたり、郵便物や配送物に対応する総務だけがテレワークを実現できなかったりと、オフィスの郵便物・配達物は新しい働き方のボトルネックとなっています。
　トドケールはオフィスに届く郵便物や配達物を管理・電子的に配布することで新しい働き方のボトルネックを解消し、すべての従業員がよりエンゲージメント高く働くことができる環境を作ります。

■　株式会社トドケールについて
　株式会社トドケールは「すべてのモノをデータにする」ことをミッションとし、モノに紐づく情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指す会社です。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社に届く郵便物や配達物はそれを取り扱う一部のコーポレート機能の職種の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。

社名：株式会社トドケール
本社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号　第二秩父屋ビル1階
代表者：野島　剛
設立：2018年7月24日
事業内容：郵便物・配達物管理クラウドアプリ「トドケール」および郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」の提供
URL：https://www.todoker.com/
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」

■　コクヨアンドパートナーズ株式会社について
　コクヨアンドパートナーズ株式会社は、働く空間や働き方を長年研究・提案してきたコクヨの強みを活かし、2004年にBPO事業を開始し、2016年の事業会社化を経て、オフィスの運用を担う「オフィスサービス」をはじめ「ナレッジワークサポート」、「コワーキング・コミュニティスペース事業」といった、働き方改革をサポートする幅広いサービスをBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）のかたちで提供してまいりました。ワーカーの課題を解決する「ビジネスコンシェルジュ」のリーディングカンパニーとして、変化する働き方やオフィスにまつわるニーズに応えてまいります。

社名：コクヨアンドパートナーズ株式会社
本社所在地：東京都千代田区霞が関3丁目2番5号　霞が関ビルディング18階
代表者：榎本　淳一
設立：2016年9月1日(事業開始：2004年～)
事業内容：総務業務を中心としたアウトソーシングサービスの提供
URL：https://www.kokuyo-partners.co.jp/

提供元：PRTIMES