2023 年 11 月 30 日
株式会社 三栄建築設計
第三者委員会提言に基づく再発防止策進捗報告書
当社は、東京都公安委員会から、2023 年６月 20 日付で、東京都暴力団排除条例第 27条の規定による勧告を受けました。徹底した事実関係の調査及び原因究明を行い、再発防止に向けて取り組むために、第三者委員会を設置いたしました。
その後、当社では 8 月 14 日付調査報告書において頂戴しました再発防止策の提言を踏まえ、具体的な再発防止策を定め実行及び運用に向けた整備を進めて参りました。結果として、再発防止策について、全ての項目で方針を確定し、実行及び運用体制を整えることができました為、下記のとおりご報告いたします。
記
第１ 再発防止策の概要について
第三者委員会からの提言を踏まえ、以下のとおり、再発防止策を策定し、各施策について実行及び運用体制を整えました。
（１） 役職員に対するコンプライアンス意識の醸成（対応済）
？ 企業理念を刷新しコンプライアンス重視の姿勢を社内外に明示しました。具体的には、メルディア・フィロソフィの制定、全体会議を通じた社長メッセージの発信、経営陣が全拠点を訪問し従業員の意見の傾聴と会社方針の説明を実施しました。また、グループ全役職員を対象にコンプライアンス研修を実施、反社会的勢力排除の重要性について改めて認識を高めると同時に、コンプライアンス意識調査を実施し、浸透度合いについても測定を行いました。
（２） 取締役会等の監視機能の強化等（対応済）
？ 当社は、株式会社オープンハウスグループ（以下「オープンハウスグループ」といいます。）の傘下となったことに伴い、同社の関係会社管理規程に基づき役員の選任、解任、管理、指導を受けることとなりました。取締役会等の監督について強化されるのと併せて、取締役及び専門人材の受け入れを通じて、ガバナンス、内部統制の強化に向けた支援を受けております。
？ コンプライアンス委員会及びリスク管理委員会を見直し、両委員会の活性化を図りました。現在、両委員会は取締役会の後に隔月で開催しております。また、コンプライアンス規程を改訂し、役職員に対する内部通報及び通報者保護の周知徹底、コンプライアンス違反の対応について改めて規定しました。
（３） 社外役員に対する情報連携ルートの構築（対応済）
？ 機関変更に伴い、オープンハウスグループの内部通報窓口を当社従業員、取引先が利用できることとなり、社外取締役への内部通報と同等の機能が担保されることとなりました。現在は、オープンハウスグループの内部通報規程を準用し、規程・制度の周知徹底を図っております。
（４） 反社チェック体制の改善（対応済）
？ 反社チェック体制の改善に関する提言のうち、エビデンスの添付を要するシステムの構築、反社チェック担当部署のリソースの拡充、及び実質判断の合理性を担保する仕組みの構築につき対応済みでございます。これらに加え、直接の取引先企業に対し、同社の取引先企業や関係者が反社会的勢力に該当しない旨の誓約書を取り付けることとしました。誓約書の内容はオープンハウスグループとの協議の上で定め、2024 年 1 月 9 日に取引先に対し一斉送付することを決定しました。
第２ 再発防止モニタリング委員会について
11 月 21 日に新経営体制移行後、初となる再発防止モニタリング委員会を開催し、委員の選任、再発防止策の進捗状況についての確認と指導・意見具申を行いました。今後、月 1 回の頻度で開催して参ります。
委 員：
取締役副社長 千葉 理恵
取締役 越塚 孝之
取締役 榎本 喜明
そ の 他：外部アドバイザーにフロンティア・マネジメント株式会社を選任。
第３ 外部アドバイザーによる再発防止策に関する総括
第三者委員会による再発防止策の提言に基づいて策定した再発防止に係る 40 項目に及ぶ取り組みは、11 月 21 日現在において、全て実行または運用体制を整えたことを確認しました。機関変更に伴い、当初設定した取り組みからの見直しが必要になったものについてはオープンハウスグループの規程 ・制度の活用及び人的リソースをはじめとした支援を受け、同等以上の対応をされていることを確認しました。なお、確認は規程類、アンケートデータ、研修記録をはじめとした資料、関係者へのヒアリング、再発防止モニタリング委員会への参加を通じて行っております。
第４ 遮断モニタリング委員会について
新経営体制移行に伴い、空位となっていた遮断モニタリング委員会については、11 月の取締役会において、再発防止モニタリング委員会と同じ委員を選任しました。今後は月 1 回、取締役会後に委員会を開催し、遮断対象者並びに反社会的勢力との関係遮断についてモニタリングを継続して参ります。
以 上
