個人情報が記載された文書の紛失について

2020/03/26  大阪府  

個人情報が記載された文書の紛失について

代表連絡先 教育庁 私学課 幼稚園振興グループ
ダイヤルイン番号:06-6210-9273
メールアドレス:shigakudaigaku-g02@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2020年3月26日

提供時間

14時0分

内容

大阪府教育庁私学課において、学校教育法施行令等に基づき学校法人等から提出のあった各種届出書及び寄附行為の変更認可申請書(以下「届出書等」という。)を、紛失したことが判明しました。

このような事態を招いたことをお詫び申し上げますとともに、今後、再発防止に努めてまいります。

1 紛失した書類に記載されていた個人情報及び件数

【紛失した書類】

6幼稚園設置法人 13件

<内訳>

A法人5件

・園舎変更届の補正資料、園長変更届、園長変更届の補正資料、園則変更届の補正資料(※)

※2件、個人情報は含まれていない

B法人1件

・園則変更届

C法人1件

・園則変更届

D法人1件

・寄附行為変更認可申請

※正副本各1部のうち副本を紛失

E法人3件

園長変更届、園則変更届(2件)

F法人2件

理事長変更届、役員変更届

【当該書類に記載されている個人情報】

98名

(内訳)

A法人10名、B法人17名、C法人6名、D法人19名、E法人28名、F法人18名

(のべ人数内訳)

・役員の氏名(84名)、印影(52名)

・評議員の氏名(54名)、印影(22名)

・教職員等の氏名(36名)、印影(5名)、現住所(1名)

・取引事業者の個人の氏名(3名)

・園長就任に関する就任承諾書、誓約書、履歴書(氏名、性別、印影、本籍地、現住所、学歴、職歴など)(3名)

・役員就任に関する就任承諾書、誓約書、履歴書(氏名、性別、印影、本籍地、現住所、学歴、職歴など)(9名)

2 事案の概要

複数の法人から、提出した届出書等について副本返却を受けていないとの指摘があり、紛失が判明した。複数職員で書庫やロッカー等の保管場所を探したが、当該書類を発見することはできなかった。

※学校法人等が届出書等(正・副各1部)を私学課に提出し、事務処理完了後、正本は私学課で保管し、副本は法人に返却することとなっている。

3 経緯

○令和元年5月初旬から8月29日

・届出書等を提出した法人より、昨年度以前に提出した届出書等の副本返却を受けていないとの問い合わせがあった。

・担当職員が引継ぎ書類を確認したところ、届出書等が見当たらなかったため、上司に報告した。前任者に届出書等の保管場所や処理状況についての聞き取り調査を行い、併せて担当課の複数職員で書庫やロッカー等の保管場所を探したが、当該書類を発見することはできなかった。

・また、他の法人からも、以前提出した届出書等について、副本返却を受けていないとの指摘があったため担当職員が引継ぎ内容を確認したところ、受付台帳に記録があるが未処理となっているものや、受付台帳に記録のないものがあることが判明した。

・関係法人へ届出書等の提出に関しての聞き取りをしたところ、提出済みと回答のあった書類の一部が見当たらないことが判明した。前任者に届出書等の保管場所や処理状況についての聞き取り調査を行い、併せて書庫やロッカー等の保管場所を探したが、5法人の書類を発見することができなかった。

○令和元年10月中旬から12月末

・過去3年間に提出された届出書等の処理状況の確認するとともに、私学課全職員で執務室内や書庫等の捜索を行ったが、書類は発見されなかった。

○令和元年12月16日から12月20日

・幼稚園及び幼保連携型認定こども園(幼稚園からの移行)を設置する全設置者に対して、同様の事案がないか、調査を行った。

・上記調査の結果、すでに判明済みの5法人に加え1法人の届出等について、合計13件の書類が紛失していることが確認された。

○令和元年12月17日から令和2年1月21日

・当該6法人に対し、順次紛失した経過を説明の上、謝罪を行い、了承いただいた。未処理となっていた届出等について法人からの再提出を依頼した。

○令和2年3月2日

・再提出のあった届出等の処理を完了した(1法人のみ再提出待ち)。

4 紛失の原因

○未処理の届出書等を各職員がそれぞれの机の中に収納する等、担当者ごとに管理しており、業務引継ぎのための書類整理を行う際に、未処理の届出書等を廃棄書類と混在させ、誤って廃棄したと考えられる。

○届出書等について受付台帳への記載ができておらず、処理状況等の進捗管理が十分できていなかった。

5 再発防止策

○届出書等の受付後から事務処理を行うまでの間、適切にファイリングを行い書庫に収納することとし、組織的に管理する。

○届出書等の受付から書類の引き渡し、処理完了までの一連の手続きについて、受付台帳への記載を徹底し、進捗管理を徹底する。

○本件を教育庁職員に周知し、個人情報の適切な取扱い及びシュレッダーでの書類廃棄時の再確認について、改めて注意喚起を行う。

資料提供ID

37764

ページの先頭へ

報道発表資料のトップへ

ここまで本文です。