網走市役所、rakumoワークフローで文書管理をデジタル化――市民サービス向上と業務効率化を推進

2024/08/01　ｒａｋｕｍｏ　株式会社　

2024/08/01

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網走市役所、rakumoワークフローで文書管理をデジタル化――市民サービス向上と業務効率化を推進

rakumo 株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：御手洗大祐、以下「当社」）は、北海道網走市（網走市長：水谷洋一、以下「網走市」）が文書管理システムとして「rakumo ワークフロー」が採用されたことを発表いたします。

■ 導入の背景

網走市は、2025年2月に新庁舎へ移転を予定しています。新庁舎移転にあたり、若手ICT研究グループにより、以下の3つの提言が行われました。

市民サービスの向上 : ワンストップサービスや電子申請・決済で、便利でスピーディーな手続きの実現
事務の効率化 : 作業の自動化や電子決裁で、業務の効率化
新しい働き方 : Web会議やテレワークで、時間と場所に縛られない柔軟な働き方の実現

また、2021年9月には「デジタルファースト宣言」を行い、「関係人口創出のデジタルファースト」、「市民サービスのデジタルファースト」、「行政運営のデジタルファースト」の3分野に取り組む宣言を行いました。

特に「行政運営のデジタルファースト」では、ペーパーレスの推進、Web会議・テレワークの導入、AI･RPA 等の先進技術の活用の方向性が示され、2022年2月にはより具体的な「網走市 DX推進計画」が策定されました。

以上のことから、網走市は、新たな働き方を目指すため、グループウェアをクラウドネイティブな Google Workspace へ移行する方針を決定。ワークフローは、 Google Workspace 上でシームレスに連携する rakumo ワークフローを選定しました。

■ 採用の理由

Google Workspace は、メール、チャット、 Web会議など、業務の遂行に必要な機能が備わっていることから、網走市の庁内コラボレーションに最適なプラットフォームとして採用されました。

一方、 Google Workspace で利用可能な Google ドライブにおいては、オンライン上での文書保管自体は可能なものの、網走市の文書管理規定が求める運用管理の点においては要件を満たせていませんでした。

その解決のために、 Google Workspace と親和性が高く、連携利用が可能な rakumo ワークフローが採用されました。 rakumo ワークフローでは、 Google ドライブへの文書保管前に承認のプロセスを組み込むことで、管理規定に則った文書台帳の作成を実現します。

また、 rakumo ワークフロー以外にも、 Google Workspace と連携する複数の rakumo 製品^※ の採用を決定。庁内の情報共有手段として、更なる業務改善を見込んでおります。

※ rakumo ボード（掲示板）、 rakumo カレンダー（グループカレンダー・設備予約）、 rakumo コンタクト（組織型アドレス帳）

■ 今後の展望

網走市では、「行政運営のデジタルファースト」の一環として、 Google Workspace と rakumo ワークフローを組み合わせることでオンライン上での文書保管を実現していきます。今後は、「網走市 DX推進計画」を基に新しい世代が担う行政の形を作り上げていくため、 Google Workspace と rakumo のサービスをフルに活用していく予定です。

■ rakumo シリーズについて

rakumo シリーズは、「仕事をラクに。オモシロく。」をコンセプトに、 Google Workspace を進化させるクラウド型拡張ツールです。 Google Workspace のユーザー管理、認証、セキュリティ機能を共通利用した、誰もが直感的に使えるサービスです。現在 rakumo シリーズは、数名から大規模までの 2400 社以上、110 万ライセンス超のお客様にご利用いただいております。