2024 年 2 月５日
外部アドバイザーからの確認書・意見書の受領
及び再発防止策の進捗状況について
株式会社 三栄建築設計
代表取締役社長 菊池 健太
当社は、2023 年 11 月 30 日に公表した「第三者委員会提言に基づく再発防止策進捗報告書」のとおり、具体的な再発防止策を定めて実行及び運用に向けた体制を整備してまいりました。
また、再発防止に関する取り組みに関しては、再発防止モニタリング委員会において綿密な確認を行い、併せて再発防止モニタリング委員会の外部アドバイザーとしてフロンティア・マネジメント株式会社を選任し、当社が実行した再発防止策及び運用体制の整備状況について、独立した第三者の視点で確認をいただきました。
その結果、2024 年１月 25 日に、再発防止策の実行及び今後の運用体制の整備状況について、40 項目の具体的な取り組みすべてにおいて、有効に機能していることを確認いただき、同年１月 31 日付けにて確認書・意見書を受領いたしましたので、現時点における取り組み状況と併せて、下記のとおりお知らせいたします。
記
第１ 再発防止策の概要について
第三者委員会からの提言を踏まえ、以下のとおり、再発防止策を策定し、各施策について実行及び運用体制を整えました。
（１）役職員に対するコンプライアンス意識の醸成（対応済）
企業理念を刷新しコンプライアンス重視の姿勢を社内外に明示しました。具体的には、メルディア・フィロソフィの制定、全体会議を通じた社長メッセージの発信、経営陣が全拠点を訪問し従業員の意見の傾聴と会社方針の説明を実施しました。傾聴活動について新経営陣の発足に伴い、2023 年 11 月から 12 月にかけて、新社長が全拠点を訪問しております。また、グループ全役職員を対象にコンプライアンス研修を実施、反社会的勢力排除の重要性について改めて認識を高めると同時に、コンプライアンス意識調査を実施し、浸透度合いについても測定を行いました。
（２）取締役会等の監視機能の強化等（対応済）
？当社は、株式会社オープンハウスグループ（以下「オープンハウスグループ」 といいます。）の傘下となったことに伴い、同社の関係会社管理規程に基づき 役員の選任、解任、管理、指導を受けることとなりました。取締役会等の監督 について強化されるのと併せて、取締役及び専門人材の受け入れを通じて、ガ バナンス、内部統制の強化に向けた支援を受けております。
？また、コンプライアンス委員会及びリスク管理委員会を見直し、両委員会の活性化を図りました。
現在、両委員会は取締役会の前に隔月で開催しております。また、コンプライアンス規程を改訂し、役職員に対する内部通報及び通報者保護の周知徹底、コンプライアンス違反の対応について改めて規定しました。
（３）社外役員に対する情報連携ルートの構築（対応済）
機関変更に伴い、オープンハウスグループの内部通報窓口を当社従業員、取引先が利用できることとなり、社外取締役への内部通報と同等以上の機能が担保されることとなりました。現在は、オープンハウスグループの内部通報規程を準用し、規程・制度の周知徹底を図っております。
（４）反社チェック体制の改善（対応済）
反社チェック体制の改善に関する提言のうち、エビデンスの添付を要するシステムの構築、反社チェック担当部署の人員の拡充を行いました。反社チェックのエビデンス添付状況ですが、現在、全件について添付されていることを確認しています。さらに、直接の取引先企業に対する同社の取引先企業や関係者が反社会的勢力に該当しない旨の誓約書は、2024 年 1 月 9 日に取引先に対し一斉送付しております。
今後、誓約書の回収を行い、この対応をもちまして、再発防止策として定めた全ての項目の実行、体制整備が完了しました。
第２ 再発防止モニタリング委員会について
2023 年 11 月 21 日に新経営体制移行後、初となる再発防止モニタリング委員会を開催しました。その後、1 ヶ月に 1 回の頻度で定期開催を行っており、毎回、再発防止策の取り組み状況について確認と指導・意見具申を行っています。
第３ 外部アドバイザーによる再発防止策に関する確認書・意見書の概要
第三者委員会による再発防止策の提言に基づいて策定した再発防止に係る 40 項目に及ぶ具体的な取り組みは、2024 年 1 月 25 日現在において、全て実行または運用体制を整えたことをフロンティア・マネジメント株式会社にて確認いただきました。
機関変更に伴い、当初設定した取り組みからの見直しが必要になったものについては、オープンハウスグループの規程、制度の活用及び人的リソースをはじめとした支援を受け、同等以上の対応がなされていることを確認いただきました。
なお、確認においては、規程類、アンケートデータ、研修記録、コンプライアンス委員会議事録、リスク管理委員会議事録をはじめとした資料の提供、関係者へのヒアリング及び再発防止モニタリング委員会へ参加いただくことを通じて行っていただきました。
第４ 遮断モニタリング委員会について
新経営体制への移行に伴い、空位となっていた遮断モニタリング委員については、2023 年11 月の取締役会において、再発防止モニタリング委員会と同じ委員を選任しました。毎月の遮断モニタリング委員会では、遮断対象者並びに反社会的勢力との関係遮断についてモニタリングを継続しております。
以上
