発行する請求書の8割をデジタル化、請求書受取や支払通知でも効率化を実現
デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区 代表取締役社長：中島 健）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が、キッセイ薬品工業株式会社（本社：長野県松本市 代表取締役会長兼最高経営責任者：神澤 陸雄）に導入されたことをお知らせします。
（取材協力）
財務管理部 主任様／財務管理部 ご担当者様
■ キッセイ薬品より伺った導入理由・効果等
「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題
当社は、全国に10の支店と配下の営業所を持ち、各地の特約店と呼ばれる医薬品卸売事業者から注文を受けています。当社から特約店へと医療用医薬品を販売し、病院や処方箋薬局等の医療機関に納品される仕組みです。
「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前は、印刷した大量の請求書を、取引先ごとの枚数と内訳の書かれた一覧表を見ながら、仕分けして封入していました。誤って別の取引先の請求書が紛れてしまわないように、注意が必要な作業です。
郵送では、届くまでに時間がかかり、取引先によっては、「請求書の締め処理の関係ですぐに請求書を送って欲しい」という会社もあります。その場合は、紙の請求書に押印して、複合機でスキャンしメールや、FAXで送っていました。
また、自社の販売管理システムでは消費税額の計算がインボイス制度に対応していない点も課題になっていました。制度が始まる前に解決しようと、制度開始の1年前からサービス導入の検討をはじめました。
導入の決め手
まず、課題であった消費税計算を「BtoBプラットフォーム 請求書」で行ってくれる点です。
また、インボイス制度だけでなく、電子帳簿保存法にも対応しており、当社だけでなく、請求書の受領側である取引先にもメリットになると考えました。
もちろん業務の生産性向上においても、紙からデジタルに代わることで作業時間は短くなり、コスト削減にもつながります。制度対応と効率化、トータルで評価して導入を決めました。加えて、当社と医薬品の共同開発をする等で関係の深い製薬会社様からの勧めも安心材料となりました。
導入効果
１.煩雑だった仕分けや封入作業がすべてなくなり作業負担が軽減
請求書は、特約店146社に発行しており、その中でデジタル化しているのは8割にあたる117社です。請求書の発行は、本社の財務管理部で一括して行っています。
販売管理システムからCSVデータを「BtoBプラットフォーム 請求書」にアップロードすると、消費税計算済みの金額が画面に表示され、それらをまとめて上長が承認すれば、すぐに請求書を発行できます。書面を希望される一部の取引先に対しては、「郵送代行サービス」を使って紙の請求書を郵送しており、煩雑だった取引先ごとの仕分けや封入作業はすべてなくなりました。
導入前は、月初第2営業日から封入作業を始め、第3営業日の午後一番で発送していましたが、導入後は第2営業日の朝にデータをアップロードして、昼頃には発行済みになっています。郵送の場合、北海道や九州への発送は、1週間以上かかることもありましたが、データだとすぐに届くため、「早く請求書を送って欲しい」という要望にも応えられるようになりました。
作業負担や作業時間はかなり減って、残業は一切なくなりました。印刷や郵送にかかる経費や人件費を合わせると月間で約12万5,000円のコスト削減につながっています。
２.請求書の保管や経理処理にかかる人件費等を月間約30万円削減
当初は、請求書の発行をメインに検討していましたが、受取業務でも効率化を実現できそうだと考えました。販管費で受け取る月間2,000通の請求書の中には、既に「BtoBプラットフォーム 請求書」で受け取っているものがあったためです。
2,000通ある受取請求書のうち、「BtoBプラットフォーム 請求書」で届くものは数としてはまだ少ないですが、受取から基幹システムまでシームレスにデータが連携するのは、とても素晴らしいことだと思います。副次的に、請求書の保管や経理処理にかかる人件費等、月間で約30万円の削減効果がありました。
３.「通知書機能」でバラバラだった支払通知書の書式をインボイス制度に対応したフォーマットに統一
当社では、特約店へ販売奨励金に対する返還インボイスとして、支払通知書を発行します。「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入前は、支払通知書の書式は当社書式や先方書式等バラバラで、エクセルや手書きもありました。
通知書機能の利用で、バラバラだった通知書の書式をインボイス制度に対応したフォーマットに統一できました。電子帳簿保存法の対応においても、当社での保管はもちろん、取引先も当社発行の支払通知書の保管で対応可能です。
また、東京本社の特約店担当部署がCSVデータをアップロードした段階で、通知書が電子か郵送代行で発行される流れになり、営業担当者が印刷した通知書を直接、取引先へ持参するケースもなくなりました。
今後の展望
製薬会社では、個人の医師や大学教授に対する支払いも多く発生します。これは医薬品業界特有で、多くの薬品会社さんも同様の課題をお持ちだと思います。講演料や原稿料、臨床試験に協力いただいた際の協力費といった支払いは、医療機関等の関係の透明性ガイドラインに則って、内容を公表する必要があります。個人情報の取り扱い等の難しさで現在は、すべて書面で処理していますが、支払いに付随する業務負担が多く、デジタルで効率化できないかと模索しているところです。
「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入で実現した業務負担の軽減をきっかけに、そのほかの課題にも目が向くようになりました。これからも、よりよい業務効率化を目指して取り組んでいきたいと思います。
（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：
https://www.infomart.co.jp/case/0290.asp）
■ サービス概要
「BtoBプラットフォーム 請求書」は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。
電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度に対応しています。（2024年8月現在で105万社以上が利用しています。）
URL：
https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp
（※1）2023年度 東京商工リサーチ調べ：
https://corp.infomart.co.jp/news/20231211_5275/
（※2）JIIMA 「電子取引ソフト法的要件認証制度」認証取得済：
https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/
■ 会社概要
【キッセイ薬品】
会社名：キッセイ薬品工業株式会社（東証プライム市場：4547）
代表者：代表取締役会長兼最高経営責任者 神澤 陸雄
本社所在地：長野県松本市芳野19番48号
設立：1946年8月9日
資本金：24,356百万円（2024年3月末現在）
事業内容：医療用医薬品の研究・開発・製造・販売、特別用途食品等の開発・販売
従業員数：1,333名（2024年3月末現在）
URL：
https://www.kissei.co.jp/
【インフォマート】
会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長 中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日
資本金：32億1,251万円（2024年6月末現在）
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数：812名（2024年6月末現在）
URL：
https://corp.infomart.co.jp/