年間約2,400時間、約200万円のコストを削減
デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区 代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」における株式会社アコーディア・ゴルフ（本社：東京都品川区 代表取締役社長CEO：石井 歓、以下「アコーディア・ゴルフ」）の導入事例を公開しましたのでお知らせします。
（取材協力）
コーポレート本部 経理部の皆様
■ アコーディア・ゴルフより伺った導入理由・効果等
「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題
アコーディア・ゴルフは、全国に173コースのゴルフ場と26カ所のゴルフ練習場を有する、運営数国内第一位のゴルフ場運営会社です。アコーディア・ゴルフでは、ゴルフ場運営を中心に、ゴルフ練習場やショップ運営等、ゴルフライフを網羅する総合サービスを提供しています。
その会計業務全般を担う経理部は、25名ほどで業務にあたっています。請求書に関しては、ゴルフ場運営が主事業のため、発行はほぼなく、受取業務がほとんどです。ゴルフ場で必要な肥料や農薬、ゴルフボールといった消耗品、併設のレストランで利用する食材等まとまった品目は、各事業所が購買システムを通じて購入しています。
それ以外の、管理棟の修繕費や清掃費、コースの整備費や、地域特有の食材等、購買システムの対象ではない請求書はほぼ「BtoBプラットフォーム 請求書」で受け取っています。毎月約2,500社、処理件数は7,000件です。
導入の決め手
導入の背景にあったのは、受け取った請求書の入力業務の負担軽減対策です。請求書は本社で一元管理する方針のため、当時は毎月およそ3,700社分、8,000枚の請求書がすべて紙で届いていました。明細が非常に多く、その入力作業を月初4日ほど毎日、数時間かけて行います。他に重要な業務があってもこの単純作業にリソースをとられてしまい、モチベーションの低下や離職にもつながりかねない深刻な事態でした。
科目ごとの仕訳は、ある程度経験則が必要で、担当者でないとわからない属人的な作業になっていました。月初に集中する煩雑な作業をどうにか標準化できないかと、2017年から電子請求書の検討をはじめました。
「BtoBプラットフォーム 請求書」は、その時点ですでに取引先の40％ほどが導入しており、スムーズに導入へ賛同いただけるだろうという安心感がありました。また、導入コストが低いのもポイントでした。
導入効果
１.業務時間を年間約2,400時間削減し、約200万円のコストを削減
課題だった業務の標準化や業務負担の軽減は、もちろん解消しました。試算してみると業務時間は年間約2,400時間、45％削減され、金額にすると約200万円のコスト削減効果が出ています。
さらなる取り組みとして、「BtoBプラットフォーム 請求書」の請求データを活用した業務効率化も図っています。請求データをCSVでダウンロードして、業務効率化ツールに取り込み、簡単な操作で受取請求書を開くことなく、明細等の不備チェックができる仕組みです。同様に、未承認チェックや二重払い等の支払チェックも、専門的な知識がなくとも行えています。
２.「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入で、99.7％のデジタル化を達成
導入当初のデジタル化率は40％程度でした。半年後には70％に至り、約1年後の年度末には、86％を達成していました。
取引先の賛同率を高めるために、「BtoBプラットフォーム 請求書」の招待をお送りする前に、必ず電話をする体制を整えています。事前の架電によって、招待を送るべき担当者がわかります。請求書に関する大事なお話だと先にお伝えして、先方に心の準備をしていただき、いつ・何を・誰に届けるかを明確にすると、“やらなきゃ”という気持ちを持っていただけます。
2022年4月からグループ会社にも「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入しましたが、稼働初月は約64％だった賛同率を1ヵ月で約72％に引きあげており、ノウハウが役に立ったと実感しています。
賛同率があがり、紙の請求書は1％以下の状態ですが、それらすべてをAI-OCRサービス「BP Storage for 請求書」で取り込んでデータ化し、デジタル化率99.7％を実現しています。
今後の展望
今はAPI連携を構築中です。現状の会計連携は月に4回、ダウンロードの日を決めてそれまでにチェックと承認を行っています。API連携が実現すれば、日々自動で連携でき、さらに効率化につながるのではと考えています。業務自動化は今後も目指していきたいです。
ゴルフ場の請求書はほぼ対応が完了していますが、本社の各部署で受け取る請求書に関してはまだ紙の状態で残っています。グループ会社の請求書をまとめてアコーディア・ゴルフグループとして受け取っている特殊な事情があり、どのようにデジタル化していくか検討しているところです。技術のさらなる発達、デジタル化のますますの広がりを期待しています。ゴルフ市場を牽引するリーディングカンパニーを支えるべく、今後もDXに取り組んでまいります。
（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：
https://www.infomart.co.jp/case/0316.asp）
■ サービス概要
「BtoBプラットフォーム 請求書」は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。請求書のやり取りにおいて、PDF等へ変換することなく、デジタルデータのままやり取りできる「データtoデータ方式」を採用しており、電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度にも対応しています。（2024年12月現在で110万社以上が利用しています。）
URL：
https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp
（※1）2023年度 東京商工リサーチ調べ：
https://corp.infomart.co.jp/news/20231211_5275/
（※2）JIIMA 「電子取引ソフト法的要件認証制度」認証取得済：
https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/
「BP Storage for 請求書」は、PDFや紙といったあらゆる形式の請求書をAI-OCRでデータ化する請求書受領サービスです。請求書をメール添付のPDFや電子インボイスで受け取る場合は自動で取り込み、紙で受け取る場合はスキャンをするだけで、振込・仕訳データを生成します。99.9%以上（※3）のデータ化精度で、請求書の受け取りから支払い、計上業務を自動化します。
URL：
https://www.infomart.co.jp/bp-storageforseikyu/index.asp
（※3）精度重視のオペレータ確認ありとスピード重視のオペレータ確認なし（AI-OCRのみ）を選択でき、オペレータ確認ありのデータ化精度
■ 会社概要
【アコーディア・ゴルフ】
会社名：株式会社アコーディア・ゴルフ
代表者：代表取締役社長CEO 石井 歓
本社所在地：東京都品川区東品川4-12-4 品川シーサイドパークタワー9階
設立：2002年12月
資本金：5,000万円（2024年3月末現在）
事業内容：ゴルフ場の運営・管理
従業員数：9,872名（2024年3月末時点）
パートタイムおよびアルバイトを含む
URL：https://www.accordiagolf.com/
【インフォマート】
会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長 中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日
資本金：32億1,251万円（2024年9月末現在）
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数：841名（2024年9月末現在）
URL：https://corp.infomart.co.jp/